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Circulaire du 21 novembre 1989

Bulletin Officiel des Services du Premier Ministre No 4/1989.
Circulaire No 3521/SG du 21 novembre 1989

SECRETARIAT GENERAL DU GOUVERNEMENT

Relative à la base télématique de repérage des textes publiés aux Bulletins officiels

Les textes non publiés au Journal officiel et qui paraissent exclusivement dans un bulletin officiel de ministère sont difficiles d'accès pour les usagers.

Depuis l'adoption du décret du 24 octobre 1984 relatif au service public des bases et banques de données juridiques, des réflexions conduites par la commission de coordination de l'informatique juridique ont été engagées pour remédier à cette situation.

La commission de coordination de la documentation administrative (CCDA), a, de son coté, notamment procédé à une enquête sur les bulletins officiels, leur accessibilité et leur contenu, en application de la loi du 17 juillet 1978 relative à l'accès au documents administratifs.

Il apparaît aujourd'hui souhaitable, compte tenu de l'évolution technique et des possibilités offertes par le kiosque télématique, de disposer d'une base de données de repérage des textes des bulletins officiels (BO) publiés par chaque ministère. Cette base devrait permettre l'identification précise de chaque texte, grâce à une signalisation assez explicite pour faciliter ensuite sa consultation sur support papier ou éventuellement sur écran en ligne. Cette base serait accessible par minitel sans abonnement, conformément aux principes du kiosque télématique.

Les possibilités qu'offre le centre national d'informatique juridique seront prises en compte pour la réalisation du projet.

Il est indispensable que chaque ministère participe à ce projet. Je vous demande de m'indiquer les modalités concrètes de participation de votre département au projet présenté dans la note en annexe, à la fois en tant que producteur de la base qui le concerne, et comme utilisateur potentiel de tout ou partie de cette base interministérielle.

Votre réponse au questionnaire également joint me sera adressée avant le 15 décembre 1989, sous le timbre de la C.C.D.A., 72, rue de Varenne, 75700 Paris.

ANNEXE

Note technique relative à la création d'une banque de données
des bulletins officiels des départements ministériels

L'objectif visé par ce projet est de faciliter le repérage et donc l'accès aux textes exclusivement publiés dans les bulletins officiels, grâce à une banque de données unique pour l'ensemble des administrations, à l'intérieur de laquelle chaque département ministériel constituerait un sous-ensemble autonome.

Ce regroupement s'appuierait sur le bulletin officiel de chaque ministère émetteur de textes. Il est le plus commode pour l'utilisateur et permet en outre un accès égal pour tous les ministères aux possibilités offertes par le traitement informatique et aux avantages liés à la promotion d'un produit d'information d'intérêt commun.

Deux organismes sont habilités par la législation en vigueur à étudier la faisabilité de ce projet:

- la Commission de coordination de la documentation administrative (C.C.D.A), qui, conformément à la loi No 78-753 du 17 juillet 1978 et à son décret d'application No 79-834 du 28 septembre 1979, doit veiller à la signalisation et à la diffusion des textes et documents que produit l'administration, notamment par le moyen des bulletins officiels. Le décret No 89-145 du 6 mars 1989 lui confère également une mission nouvelle en matière d'information administrative du public;

- la commission des coordination de l'informatique juridique (C.C.I.J), qui, selon les termes du décret No 84-940 du 24 octobre 1984 et de la circulaire d'application du 11 février 1985, doit coordonner l'organisation des banques de données juridiques et en promouvoir la création et l'utilisation.

Il convient de déterminer en particulier le contenu de la banque de données et la participation de chaque ministère à sa constitution, compte tenu des possibilités qu'offre désormais le Centre national d'informatique juridique (C.N.I.J).

A. - Contenu de la banque de données

1. Champ documentaire

Le champ documentaire de ce nouveau produit ne couvrirait que les textes exclusivement publiés dans les Bulletins officiels, les textes publiés au Journal officiel étant déjà repérables sur le kiosque télématique (service Reflex, par le 36-28-00-02). Il serait envisagé de traiter en priorité les arrêtés et circulaires de portée générale à caractère non nominatif.

2. Modes de traitement

Plusieurs solutions peuvent être envisagées et appliquées simultanément en fonction de l'option retenue par chaque département ministériel, depuis la banque de données de références de tous les textes parus, jusqu'au texte intégral pour certains d'entre eux:

- le niveau minimal, afin de faciliter le repérage des textes recherchés, consisterait pour chaque département ministériel à procéder à ce que les documentalistes appellent une "signalisation enrichie" c'est-à-dire avec indexation des matières - des textes de Bulletin officiel : cette tâche n'est généralement pas nouvelle puisque l'intégration des texte au fur et à mesure de leur publication se fait déjà, dans la plupart des cas, dans une grille de classement ou pour la parution de tables analytiques; cet enrichissement de la signalisation serait apporté par chaque département ministériel sous sa seule responsabilité;

- au-delà de ce niveau minimal, d'autres possibilités pourraient s'ouvrir aux administrations qui souhaiteraient offrir davantage d'informations, la cohérence de la banque de données ne nécessitant pas un alignement de tous les ministères sur les options minimales. l'éventail de ces possibilités supplémentaires serait examiné cas par cas:

- rédaction de résumé;

- établissement de liens juridiques des textes entre eux : liens d'application, mention d'abrogation, liens de citation;

- traitement en texte intégral d'une sélection de textes opérée par l'administration émettrice (textes les plus demandés par exemple) ou de tous les textes parus au B.O.

Deux principes prévaudront donc, souplesse initiale et développement continu, étant entendu que dès qu'un département ministériel estimerait qu'il est prêt à ouvrir au public le domaine qui lui est propre, la possibilité lui en serait offerte indépendamment de l'Etat d'avancement des autres ministères.

B. - Méthode de coopération

1. Production

Plusieurs modes de coopération peuvent être envisagés selon, notamment la capacité informatique dont dispose chaque administration:

Premier cas - Le ministère ne peut fournir le texte de ce qui doit entrer dans la base que sur support papier: Le C.N.I.J. pourrait en assurer, à titre onéreux, le traitement informatique.

Deuxième cas. - Le ministère est en mesure de remettre le texte déjà numérisé saisi sur disquette ou bande magnétique issue de photocomposition:

- soit le ministère assurerait la structuration de ce support numérisé en banque de données, à partir d'une connexion sur le site informatique du C.N.I.J. qui mettrait à sa disposition des outils adaptés;

- soit le ministère ne pourrait assurer cette structuration des données, et la sous-traiterait au C.N.I.J.à titre onéreux.

Troisième cas. - Le ministère remet au C.N.I.J. une bande magnétique structurée et en format C.N.I.J:

Le C.N.I.J. n'aurait plus alors qu'à procéder à l'intégration harmonisée du sous-ensemble ainsi constitué dans la banque de données commune.

2. Rétribution de l'effort de production

C'est en fonction de l'apport financier ou de travail de chaque administration, à ce stade de la production, que pourront être définies les priorités de traitement et calculé le taux des redevances à reverser aux administrations émettrices d'un bulletin officiel.

3. Diffusion

Quel que soit le mode de coopération entre chaque département ministériel et le C.N.I.J., en ce qui concerne la production des données, le C.N.I.J. assurerait la diffusion au public de la banque de données interministérielle et prendrait en charge les coûts y afférents.

Cette diffusion pourrait se faire par voie télématique sous un accès kiosque ne nécessitant pour l'utilisateur ni abonnement, ni formation à l'interrogation des banques de données.

Conformément à ce qui à déjà été fait pour les produits similaires existants, la banque de données serait accessible sur le kiosque dit "d'informations professionnelles": 36-28 (tarif :328,50 F TTC./h) pour l'accès à la seule signalisation enrichie, et 36-29 (tarif : 543,40 F TTC/h)si la signalisation est accompagnée du texte intégral.

A ces paliers 36-28 et 36-29 correspond un reversement respectivement d'un montant de 237/10 F /h HT et 402,36 F/h HT que France Telecom affecte au serveur; celui-ci couvre les frais informatiques liés aux heures d'interrogation et reverse le reste aux producteurs d'information.

En l'occurrence, le C.N.I.J. reverserait une part de ce reste à chaque administration en fonction de sa participation à la coproduction.

En résumé, le dispositif de production tient compte des possibilités de chaque ministère, et la diffusion de la banque de données par voie télématique est confiée au C.N.I.J, qui organise l'intéressement aux

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© 1997 - Jérôme Rabenou - Avertissement sur la fiabilité des textes